Autor: Matthias Puschert, ehem. Bildungsmanager Swissmem Academy

Zunehmend interessieren sich Firmen für die Optimierung ihrer Prozesse und Abläufe in der Administration aufgrund der in der Box genannten Grundwerten des Toyota-Weges. Produktionsabteilungen haben vorgemacht, wie die schlanke Arbeitsorganisation funktionier, jetzt befasst sich die Administration mit der Lean-Philosophie. Daniel Odermatt, Lean Master Coach, fragt in seinem Buch «Lean Transformation»: Was wäre, wenn die Kultur in Ihrem Unternehmen auf eben diesen Grundwerten beruhen würde? Was wäre anders? Was könnten Sie erreichen?

Lean Office fokussiert die respektvolle Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung. In der Administration gibt es unzählige komplizierte Prozesse, die über Jahre hinweg entwickelt wurden. Verschiedene Systeme wurden eingeführt, mit dem Resultat, dass die gleichen Informationen nun mehrfach erfasst werden. Mitarbeitende haben es sich zur Gewohnheit gemacht, noch eine persönliche Sicherheitskopie abzulegen. Man kann beobachten, dass nur ausgewählte Daten auf dem gemeinsamen Laufwerk gespeichert werden, weil das «Wissen» als persönlich betrachtet wird und das Unternehmen angeblich nichts angeht. Eine solche Arbeitsweise produziert enorme Warte- und Suchzeiten.

Lean Office erfordert ein Umdenken: Weg von individuellen Vorlieben hin zu Transparenz und respektvoller Teamarbeit.

Oft klagen Mitarbeitende im Office über Störungen und Ablenkungen, welche sie von konzentriertem Arbeiten abhalten. Die Lean-Philosophie fragt nach Verschwendungen mit dem Ziel, Zeitverschwendungen zu reduzieren und die Wertschöpfung zu erhöhen. Es geht nicht um die Frage, wie kann ich mehr in meinen Wochenplan reindrücken, sondern wie kann ich Verschwendungen aus meinem Wochenprogramm rausnehmen. Wer sich mit den Verschwendungen im Office beschäftigt, stösst schnell auf folgende Themen: Gestaltung, Dauer und Auftragserteilung in Sitzungen, einfache Ablagesysteme, Erreichbarkeit und Umgang mit der Informationsflut.

In unserem Swissmem Academy Team haben wir in den letzten 1.5 Jahren ein Online-Shopfloor-System mit Trello aufgebaut. Jede Person im Team hat auf alle Informationen Zugriff und ist angehalten, Verbesserungsvorschläge einzubringen. Die OKR-Ziele (Objectiv Key Result) helfen uns, die grossen Ziele auf überschaubare Schritte herunterzubrechen.

Mit der Einführung des Lean Office Managements erhalten alle Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtige Tätigkeiten: Mehr Zeit für den Kunden, Zeit für die Verbesserung von Prozessen und Zeit für Innovationen. Der Abbau von Schnittstellen und die Bildung einer horizontalen Organisation lohnt sich! Es braucht Führungskräfte die bereit sind, eine Kulturveränderung anzustossen.

Gerne unterstützen wir Sie in Ihrem Vorhaben, Lean Office in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Oder dürfen wir Sie in einem unserer Lean Management Kurse begrüssen?

Autor: Daniel Schweizer, Bildungsmanager Academy